Ինչո՞ւ է PDF/A-ն անհրաժեշտ փաստաթղթերի երկարաժամկետ պահպանման համար

Ինչո՞ւ ստանդարտ PDF-ները բավարար չեն արխիվացման համար

Երբ փաստաթուղթը պահպանում եք որպես ստանդարտ PDF, այն հաճախ հիմնվում է արտաքին տարրերի վրա՝ ճիշտ ցուցադրվելու համար։ Սա կարող է ներառել ձեր համակարգչում տեղադրված տառատեսակներ, սերվերից կապակցված արտաքին պատկերներ կամ գունային հատուկ պրոֆիլներ, որոնք ներդրված չեն։ Եթե տասը տարի անց փորձեք բացել այդ ֆայլը, կարող եք հանդիպել բացակայող տառատեսակների, խախտված հղումների կամ ձևաչափման սխալների, որոնք փաստաթուղթը կդարձնեն անպիտան։

Այստեղ է, որ հայտնվում է PDF/A ձևաչափը։ PDF/A-ն PDF-ի ISO-ստանդարտացված տարբերակն է, որը նախագծված է հատուկ էլեկտրոնային փաստաթղթերի երկարաժամկետ պահպանման համար։ Ձեր ֆայլերը PDF-ից PDF/A-ի վերածելով՝ դուք ապահովում եք, որ փաստաթուղթը ճշգրիտ ցուցադրելու համար անհրաժեշտ ամեն ինչ պարունակվում է հենց ֆայլի մեջ։

Ե՞րբ օգտագործել PDF/A

Ձեր ֆայլերի փոխակերպումը հատկապես կարևոր է այն ոլորտներում, որոնք պահանջում են խիստ կարգավորող համապատասխանություն կամ մշտական գրառումների պահպանում։ Դուք պետք է մտածեք PDF/A օգտագործելու մասին հետևյալ դեպքերում.

• Իրավական և դատական ներկայացումներ. Շատ դատարաններ և պետական մարմիններ այժմ պահանջում են, որ բոլոր էլեկտրոնային հայտերը ներկայացվեն PDF/A ձևաչափով, որպեսզի դրանք հասանելի լինեն նաև ապագա սերունդներին։
• Երկարաժամկետ արխիվացում. Եթե պահում եք հարկային փաստաթղթեր, բժշկական գրառումներ կամ պատմական արխիվներ, ցանկանում եք երաշխավորել, որ դրանք ժամանակի ընթացքում չեն վնասվի կամ անընթեռնելի չեն դառնա։
• Կորպորատիվ համապատասխանություն. Փաստաթղթերի պահպանման խիստ քաղաքականություն ունեցող կազմակերպությունները հաճախ պահանջում են, որ բոլոր արխիվացված պայմանագրերն ու հաշվետվությունները վերածվեն PDF/A-ի՝ ֆայլերի հնացումից խուսափելու համար։
• Գիտական հետազոտություններ. Ապահովելով, որ տվյալներն ու հաշվետվությունները մնան անփոփոխ և դիտելի՝ անկախ ապագա ծրագրային թարմացումներից կամ օպերացիոն համակարգի փոփոխություններից։

Ինչպե՞ս վայրկյանների ընթացքում վերածել PDF/A-ի

Ձեր փաստաթղթերի փոխակերպումը չպետք է լինի բարդ ՏՏ նախագիծ։ Մեր PDF-ից PDF/A-ի գործիքի միջոցով դուք կարող եք արդիականացնել ձեր արխիվային աշխատանքային հոսքը ընդամենը մի քանի սեղմումով.

1. Վերբեռնեք ձեր ֆայլը. Պարզապես քաշեք և գցեք (drag-and-drop) ձեր առկա PDF-ը դիտարկիչի պատուհանում։

2. Փոխակերպեք. Սեղմեք փոխակերպման կոճակը՝ գործընթացը սկսելու համար։ Մեր գործիքը կհավաքի բոլոր անհրաժեշտ ակտիվները, տառատեսակները և մետատվյալները մեկ ինքնաբավ փաստաթղթի մեջ։

3. Ներբեռնեք. Պահպանեք ձեր նոր, ստանդարտացված PDF/A ֆայլը տեղական սկավառակի կամ ամպային պահոցում։

Խորհուրդներ ավելի լավ արխիվացման համար

Ձեր թվային արխիվներից առավելագույն օգուտ քաղելու համար, փոխակերպման գործընթացին զուգընթաց հետևեք այս լավագույն փորձին.

• Օգտագործեք իմաստալից ֆայլերի անուններ. Նույնիսկ կատարյալ պահպանված ֆայլն անօգուտ է, եթե չեք կարողանում գտնել այն։ Օգտագործեք անվանակոչման հետևողական համակարգ, օրինակ՝ ՏՏՏՏ-ԱԱ-ՕՕ_ՓաստաթղթիՏեսակ_ԸնկերությանԱնուն։
• Ստուգեք ամբողջականությունը. Եթե գործ ունեք կարևոր իրավական փաստաթղթերի հետ, մտածեք թվային ստորագրություններ օգտագործելու մասին։ PDF/A-ն աջակցում է թվային ստորագրություններին, ինչը թույլ է տալիս ապացուցել, որ փաստաթուղթը արխիվացվելուց ի վեր չի ենթարկվել փոփոխությունների։
• Հեռացրեք ոչ անհրաժեշտ տարրերը. Նախքան փոխակերպելը, համոզվեք, որ ձեր փաստաթուղթը մաքուր է։ Եթե ձեր PDF-ը պարունակում է ավելորդ շերտեր կամ թաքնված մետատվյալներ, որոնք անհրաժեշտ չեն ձեր գրառումների համար, ջնջեք այդ էջերը կամ միավորեք շերտերը՝ ֆայլի չափը կառավարելի պահելու համար։
• Օրիգինալները և արխիվները պահեք առանձին. Միշտ լավ պրակտիկա է ակտիվ փաստաթղթերի համար ունենալ հիմնական թղթապանակ, իսկ PDF/A արխիվների համար՝ առանձին, միայն կարդալու (read-only) հասանելիությամբ թղթապանակ։ Սա կկանխի ձեր վերջնական գրառումների պատահական խմբագրումը։