Ապահովագրեք ձեր ֆայլերը. ինչո՞ւ և ինչպե՞ս փոխարկել PDF/A ձևաչափի

Ինչո՞ւ ստանդարտ PDF-ները բավարար չեն արխիվացման համար

Երբ դուք փաստաթուղթը պահպանում եք որպես ստանդարտ PDF, այն հաճախ հիմնվում է արտաքին ռեսուրսների վրա, ինչպիսիք են ձեր համակարգչում տեղադրված հատուկ տառատեսակները, ներկառուցված գունային պրոֆիլները կամ առցանց ֆայլերին հղումները: Ժամանակի ընթացքում, տեխնոլոգիաների զարգացմանը զուգընթաց, այդ կախվածությունները կարող են խախտվել: Եթե փորձեք բացել այդ ֆայլը տասը տարի անց, կարող եք հանդիպել բացակայող տառատեսակների, անընթեռնելի տեքստի կամ ձևաչափման սխալների, որոնք փաստաթուղթը կդարձնեն անպետք:

Այստեղ է, որ օգնության է գալիս PDF/A-ն: PDF/A-ն Portable Document Format-ի ISO-ստանդարտացված տարբերակն է, որը մասնագիտացված է էլեկտրոնային փաստաթղթերի երկարաժամկետ արխիվացման համար: Այս ձևաչափին փոխարկելով՝ դուք ապահովում եք, որ բոլոր անհրաժեշտ տեղեկությունները, ինչպիսիք են տառատեսակները, գունային պրոֆիլները և մետատվյալները, պահվում են անմիջապես ֆայլի մեջ: Սա թղթային արխիվների համար թթվազերծ թուղթ օգտագործելու թվային համարժեքն է:

Ե՞րբ օգտագործել PDF/A փոխարկումը

PDF/A-ի փոխարկումը կենսական քայլ է ցանկացած փաստաթղթի համար, որը պետք է պահպանվի սովորական էլեկտրոնային նամակագրությունից ավելի երկար: Դուք պետք է դիտարկեք PDF-ից PDF/A փոխարկիչի օգտագործումը հետևյալ դեպքերում.

• Իրավաբանական և ֆինանսական գրառումներ. Պայմանագրերը, հարկային հաշվետվությունները և հաշիվ-ապրանքագրերը հաճախ ունեն պահպանման պարտադիր ժամկետներ: PDF/A-ն ապահովում է, որ այդ ֆայլերը մնան համապատասխան և ընթեռնելի աուդիտների համար:
• Ակադեմիական հետազոտություններ. Եթե դուք արխիվացնում եք գիտական հոդվածներ կամ դիպլոմային աշխատանքներ, ապա ցանկանում եք համոզվել, որ ապագա հետազոտողները կկարողանան բացել ձեր ֆայլերը՝ անկախ օգտագործվող ծրագրաշարից:
• Պատմական պահպանություն. Անձնական արխիվները, ընտանեկան փաստաթղթերը կամ ընկերության պատմությունը պետք է պահվեն այնպիսի ձևաչափով, որը կանտեսի ժամանակակից օպերացիոն համակարգերի արագ փոփոխությունները:
• Կարգավորող համապատասխանություն. Շատ պետական և բժշկական ոլորտներ պահանջում են ստանդարտացված ձևաչափեր թվային ներկայացումների համար՝ երաշխավորելու երկարաժամկետ տվյալների ամբողջականությունը:

Ինչպե՞ս փոխարկել ձեր ֆայլերը վայրկյանների ընթացքում

Ձեզ հարկավոր չէ թանկարժեք, կորպորատիվ մակարդակի ծրագրաշար՝ պրոֆեսիոնալ արխիվային չափանիշներին հասնելու համար: Մեր առցանց գործիքակազմը թույլ է տալիս կատարել այս գործընթացը անմիջապես ձեր բրաուզերում՝ առանց տեղադրման անհրաժեշտության:

1. Վերբեռնեք ձեր ֆայլը. Այցելեք PDF-ից PDF/A գործիքի էջ և քաշեք ձեր ֆայլը վերբեռնման տարածք:

2. Մշակում. Մեր սերվերը կվերլուծի ձեր փաստաթուղթը, կհավաքի անհրաժեշտ բաղադրիչները և կփոխարկի այն ինքնաբավ, պահպանման համար պատրաստ PDF/A ֆայլի:

3. Ներբեռնում. Գործընթացն ավարտվելուն պես դուք կարող եք անմիջապես ներբեռնել ձեր նոր, արխիվացման համար պատրաստ փաստաթուղթը:

Լավագույն փորձը երկարաժամկետ պահպանման համար

PDF/A-ի փոխարկումը հիանալի առաջին քայլ է, սակայն այն թվային պահպանման ամուր ռազմավարության միայն մի մասն է: Ահա մի քանի խորհուրդ ձեր արխիվներն ապահով պահելու համար.

• Խուսափեք գաղտնագրումից. Թեև գաղտնաբառով պաշտպանությունը հիանալի է անվտանգության համար, այն կարող է խոչընդոտ հանդիսանալ երկարաժամկետ արխիվացման համար, եթե կորցնեք բանալին: Եթե պետք է պաշտպանեք ֆայլը, համոզվեք, որ գաղտնաբառը պահվում է վստահելի գաղտնաբառերի կառավարիչում:
• Ստուգեք մետատվյալները. Արխիվացումից առաջ օգտագործեք մեր մետատվյալների գործիքները՝ համոզվելու համար, որ ձեր փաստաթղթի հատկությունները (հեղինակ, վերնագիր, բանալի բառեր) ճշգրիտ են: Սա ապագայում ձեր թվային արխիվում որոնումն ավելի հեշտ կդարձնի:
• Պահպանեք ավելորդությունը (Redundancy). Նույնիսկ լավագույն ֆայլային ձևաչափը չի կարող պաշտպանել ձեզ սարքավորումների խափանումից: Հետևեք «3-2-1» կանոնին. պահեք ձեր տվյալների երեք պատճենը՝ երկու տարբեր կրիչների վրա, որոնցից մեկը պահվում է այլ վայրում կամ ամպային պահեստում:
• Ստուգեք ամբողջականությունը. Պարբերաբար ստուգեք ձեր արխիվները: Եթե ունեք փաստաթղթերի մեծ գրադարան, մի քանի տարին մեկ ընտրանքային ստուգում կատարելը կերաշխավորի, որ ձեր ֆայլերը մնում են հասանելի, և պահեստավորման միջոցը չի վնասվել: